Politique de destruction
POLITIQUE DE CONSERVATION ET DE DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Votre Carte Locale | Société de Gestion à Coup Sûr Inc.
Dernière mise à jour : 22 octobre 2026 | Date d’entrée en vigueur initiale : 1er avril 2024
1. Objet
La présente politique encadre la conservation, la destruction sécurisée et, lorsque permis, l’anonymisation des renseignements personnels recueillis ou traités dans le cadre de Votre Carte Locale, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée notamment par la Loi 25.
2. Portée
Elle s’applique aux renseignements sur support papier ou électronique, notamment aux comptes citoyens et commerçants, coordonnées, photos de profil, données de géolocalisation, données de connexion (courriel et mot de passe, Google, Apple et Facebook), jetons ou identifiants de notifications poussées, communications, transactions et journaux techniques, dans la mesure où ces données sont effectivement recueillies.
3. Responsabilités
Société de Gestion à Coup Sûr Inc. demeure responsable des renseignements personnels sous son contrôle. François Rousseau, président de Votre Carte Locale et responsable désigné de la protection des renseignements personnels, supervise l’application de la présente politique. Les employés, fournisseurs et sous-traitants autorisés, notamment Recursyve Solutions inc. selon son mandat contractuel, doivent respecter les exigences applicables de confidentialité et de destruction.
4. Conservation et calendrier
Les renseignements sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités de leur collecte, sauf obligation légale, nécessité de preuve, litige ou autre motif légal de conservation. Un calendrier interne précise, pour chaque catégorie, la finalité, le point de départ, la durée, les systèmes concernés et le mode de disposition. Aucune durée uniforme n’est présumée pour l’ensemble des données. Les sauvegardes et journaux sont inclus dans ce calendrier selon leurs contraintes techniques.
5. Fin de la nécessité et demandes des utilisateurs
À l’expiration de la période applicable, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés lorsque la loi le permet et qu’une utilisation à des fins sérieuses et légitimes le justifie. Une demande de suppression est évaluée selon les droits de la personne et les obligations de conservation; elle ne donne pas automatiquement lieu à une suppression immédiate de toutes les copies. La désactivation d’une fonction, la suppression d’une photo ou le retrait du consentement déclenchent une évaluation des données encore nécessaires.
6. Destruction des données électroniques
Les fichiers, bases de données et supports sont soumis à des méthodes d’effacement adaptées au support et au risque, visant à empêcher raisonnablement leur récupération. Lorsqu’un support ne peut être effacé de façon sûre, il est détruit physiquement par une méthode appropriée. L’effacement des environnements infonuagiques, des copies de sauvegarde et des systèmes des fournisseurs suit les mécanismes et délais techniques documentés.
7. Destruction des documents papier
Les documents papier contenant des renseignements personnels sont déchiquetés de façon sécurisée ou confiés à un prestataire spécialisé soumis à des obligations de confidentialité. Les documents en attente de destruction sont entreposés dans un lieu à accès restreint.
8. Catégories particulières
Les photos de profil sont supprimées ou remplacées selon les fonctions disponibles et les règles de conservation applicables. Les données de géolocalisation ne sont conservées que selon les finalités autorisées. Les identifiants de notifications poussées, notamment ceux utilisés avec Firebase Cloud Messaging (Google) et Apple Push Notification service (APNs), sont retirés ou invalidés lorsqu’ils ne sont plus requis, dans les limites techniques applicables. Les identifiants liés à Google, Apple et Facebook sont traités selon le rôle réel de chaque fournisseur. Les données transactionnelles peuvent relever de délais légaux distincts.
9. Fournisseurs et transferts
Les ententes avec les fournisseurs, y compris Recursyve Solutions inc. et les fournisseurs technologiques concernés, doivent préciser les responsabilités de conservation, de retour ou de destruction des renseignements à la fin du mandat. Tout traitement ou transfert hors Québec doit faire l’objet des évaluations et garanties requises par la loi, lorsque applicable.
10. Registre et vérification
Chaque opération de destruction importante fait l’objet d’une trace interne appropriée : catégorie de renseignements, période ou lot, date, méthode, système, responsable et, le cas échéant, certificat du prestataire. Le registre ne doit pas reproduire inutilement les données détruites. Des contrôles périodiques vérifient l’application de la politique et documentent les mesures correctives.
11. Incidents et suspension de destruction
Lorsqu’un incident de confidentialité est soupçonné, les procédures de gestion des incidents s’appliquent. Une destruction prévue peut être suspendue si une obligation légale de préservation, une enquête ou un litige le justifie; la suspension doit être documentée et levée dès qu’elle n’est plus nécessaire.
12. Suppression du compte citoyen et conservation résiduelle
Demande de suppression : le citoyen peut demander la suppression de son compte directement dans l’application, en suivant Profil → Supprimer mon compte, ou en écrivant à support@votrecartelocale.com. Une vérification raisonnable de son identité peut être nécessaire avant le traitement de la demande. Une confirmation sera transmise lorsque la demande aura été traitée, sous réserve des exceptions légales.
Renseignements visés : le compte et les identifiants de profil, le nom et les coordonnées (dont l’adresse), la photo de profil, la liste des marchands favoris et l’historique des transactions associé à l’espace citoyen sont supprimés ou dissociés du compte, sauf lorsqu’une conservation limitée demeure nécessaire et légalement justifiée. Les jetons de notification liés au compte sont également révoqués ou supprimés dans la mesure techniquement applicable.
Données pouvant être conservées : (a) pièces justificatives de transactions, factures, montants, dates, taxes et autres écritures comptables nécessaires aux obligations fiscales ou comptables : généralement au moins six ans après la fin de la dernière année d’imposition à laquelle elles se rapportent, ou plus longtemps si la loi ou une vérification l’exige; (b) preuves nécessaires à un litige, à la prévention d’une fraude ou à une obligation réglementaire : seulement pendant la durée justifiée par cette fin; (c) registre minimal de la demande de suppression et de son traitement : pendant la période nécessaire à la démonstration de conformité, selon un calendrier interne à confirmer.
Les données comptables conservées sont limitées au strict nécessaire et séparées de l’usage courant du profil citoyen dans la mesure du possible. La suppression du compte ne signifie donc pas nécessairement la disparition immédiate de toute pièce comptable liée à une transaction. L’accès à ces archives est restreint; elles ne sont pas réutilisées à des fins promotionnelles.
Délais et systèmes : la suppression des données actives est effectuée dans un délai raisonnable après validation de la demande. Les copies de sauvegarde et les données détenues par les fournisseurs, notamment Recursyve Solutions inc., sont traitées selon leurs cycles de conservation et d’effacement documentés. Les durées précises des sauvegardes, des journaux techniques, des preuves de suppression et des autres archives doivent être confirmées avant publication de la politique.
13. Révision et contact
La politique est revue au moins tous les deux ans et plus tôt lors d’un changement légal, contractuel ou technologique important. Pour toute question ou demande relative aux renseignements personnels : François Rousseau, président de Votre Carte Locale, responsable de la protection des renseignements personnels — support@votrecartelocale.com. La désignation et les coordonnées doivent être confirmées avant publication.
PERSONAL INFORMATION RETENTION AND DESTRUCTION POLICY
Votre Carte Locale (Your Local Card) | Société de Gestion à Coup Sûr Inc.
Last updated: October 22, 2026 | Original effective date: April 1, 2024
1. Purpose
This policy governs the retention, secure destruction and, where permitted, anonymization of personal information handled by Votre Carte Locale in accordance with Québec’s Act respecting the protection of personal information in the private sector, as amended notably by Law 25.
2. Scope
It applies to paper and electronic records, including citizen and merchant accounts, contact information, profile photographs, geolocation information, email/password and Google, Apple or Facebook sign-in data, push notification tokens or device identifiers, communications, transactions and technical logs, insofar as such data is actually collected.
3. Responsibilities
Société de Gestion à Coup Sûr Inc. remains accountable for personal information under its control. François Rousseau, President of Votre Carte Locale and designated Privacy Officer, oversees this policy. Authorized personnel and service providers, including Recursyve Solutions inc. within its contractual mandate, must follow applicable confidentiality and disposal requirements.
4. Retention schedule
Information is retained only as long as necessary for its collection purposes, subject to statutory obligations, evidence preservation, disputes or other lawful grounds. An internal schedule must define each data category, purpose, retention trigger and period, relevant systems and disposal method. No universal retention period is assumed. Backups and logs must also be addressed.
5. End of need and individual requests
When retention is no longer necessary, information is securely destroyed or anonymized when legally permitted for serious and legitimate purposes. Deletion requests are assessed against applicable rights and retention duties; they do not automatically require immediate deletion of every copy. Removing a profile picture, withdrawing consent or disabling a feature triggers a review of what remains necessary.
6. Electronic data destruction
Electronic records and media are securely erased using methods appropriate to the medium and risk, designed to reasonably prevent recovery. Media that cannot be safely erased are physically destroyed. Cloud systems, backups and vendor systems follow documented technical processes and timelines.
7. Paper destruction
Paper documents containing personal information are securely shredded or destroyed by a qualified confidential disposal provider. Pending destruction, documents are kept in restricted-access storage.
8. Special data categories
Profile photos are removed or replaced in line with available features and retention rules. Geolocation information is retained only for authorized purposes. Push notification identifiers, including those used with Firebase Cloud Messaging (Google) and Apple Push Notification service (APNs), are deleted or invalidated when no longer needed, subject to technical constraints. Google, Apple and Facebook identifiers are handled according to each provider’s actual role. Transaction records may be subject to separate statutory periods.
9. Service providers and transfers
Agreements with providers, including Recursyve Solutions inc. and relevant technology vendors, should address retention, return and destruction at the end of services. Processing or transfers outside Québec are subject to legally required assessments and safeguards where applicable.
10. Disposal log and audits
Significant destruction operations are appropriately recorded, including data category, batch or period, date, method, system, person responsible and any vendor certificate. The log should not unnecessarily reproduce deleted personal data. Periodic controls assess compliance and record corrective measures.
11. Incidents and preservation holds
Suspected privacy incidents follow the incident response process. Scheduled destruction may be paused for lawful preservation duties, investigations or litigation. Any hold is documented and removed once no longer required.
12. Citizen account deletion and residual retention
How to request deletion: citizens may request deletion within the application through Profile → Delete my account, or by emailing support@votrecartelocale.com. Reasonable identity verification may be required. Confirmation will be provided once the request has been processed, subject to applicable legal exceptions.
Information covered: the account and profile identifiers, name and contact details (including address), profile photograph, favourite merchants and transaction history shown in the citizen account will be deleted or disassociated from the account, except where limited retention remains necessary and legally justified. Account-linked push notification tokens will also be revoked or deleted where technically applicable.
Information that may be retained: (a) transaction records, invoices, amounts, dates, taxes and other accounting records needed for tax or accounting compliance: generally at least six years after the end of the last tax year to which they relate, or longer if required by law or audit; (b) evidence needed for litigation, fraud prevention or regulatory duties: only for the period justified by that purpose; (c) a minimal record of the deletion request and its handling: for the period necessary to demonstrate compliance, according to an internal schedule to be confirmed.
Retained accounting information is limited to what is necessary and separated from routine citizen-profile use where possible. Deleting an account therefore does not necessarily mean immediate removal of every accounting record associated with a transaction. Access is restricted, and retained records are not reused for marketing.
Timing and systems: active data is deleted within a reasonable time after request verification. Backups and provider-held data, including those processed by Recursyve Solutions inc., follow documented retention and deletion cycles. Exact retention periods for backups, technical logs, deletion evidence and other archives must be confirmed before publication.
13. Review and contact
This policy is reviewed at least every two years and sooner following material legal, contractual or technical changes. Contact: François Rousseau, President of Votre Carte Locale and Privacy Officer — support@votrecartelocale.com. The designation and contact details must be verified before publication.